Quantas vezes você aceitou o convite para uma reunião e não olhou a pauta com atenção? Ou já saiu de uma reunião sem saber os próximos passos?

E ainda, pensou: o que estou fazendo aqui?

Agendar uma reunião não é uma ação simples como passar no corredor e dizer “bom dia”.

Três passos importantes para condução de uma reunião:

PENSE

- qual o objetivo a ser trabalhado?

- é preciso cobrar? motivar? despertar? orientar?

- você está pronto para conduzir?

PREPARE-SE

- elabore a pauta, nada de exageros, seja prático e objetivo, a clareza da reunião inicia-se pela pauta

- defina os participantes de acordo com a pauta

- escolha um mediador, o seu papel é acompanhar o andamento da reunião, os temas sugeridos estão sendo trabalhados sem desvios? no tempo estipulado? perguntas respondidas? Mas o mediador precisa ter autonomia e conhecimento dos temas abordados.

- proponha o tempo de duração e cumpra-o

APLIQUE E MONITORE

- a abertura da reunião indica como as pessoas tenderão a se comportar, seja claro e objetivo

- registre as ações: o que foi deliberado, o que está em andamento, o que foi concluído. Saia da reunião com a ata finalizada, por que escrever tanto?

- divulgue, divulgue

- acompanhe as ações

Reuniões em mesas redondas, em pé, via conference ou qualquer outro formato, só terão sentido se você e o grupo acreditarem em sua finalidade. É como uma dança, se você é o condutor, conduza, crie, dê espaço, mas conclua seu espetáculo.

Por Kelly Moura Fialho